Produktivität im digitalen Zeitalter

Produktivität im digitalen Zeitalter.

Wenn Sie morgens das Haus zur Arbeit verlassen, was sind Ihre wichtigsten Dinge? Dinge, die man haben muss? Schlüssel, Brieftasche, vielleicht ein Laptop und natürlich Ihr Telefon. Auch wenn wir es nicht gerne zugeben, wir hängen ständig an unseren Telefonen. Sie sind zu einer Notwendigkeit für die meisten unseres täglichen Lebens geworden.

 

Die heutige Technologie ermöglicht es uns, sofort über mehrere Plattformen, Geräte, Länder und Zeitzonen hinweg zu kommunizieren. Die Welt steht uns im wahrsten Sinne des Wortes zur Verfügung. Das digitale Zeitalter hat jedoch eine dunkle Seite. Was passiert mit der Produktivität, wenn wir immer verbunden sind? Können wir uns angesichts so vieler Ablenkungen konzentrieren?

Produktiv zu sein ist etwas, wonach jeder strebt. Menschen sind heute produktiver denn je. Produktivität und Effizienz sind hoch geschätzte und begehrte Eigenschaften. Wir haben schnellere Computer, mehr E-Mails pro Stunde, eine bessere Ausgabe, einen besseren Durchsatz und bessere Bearbeitungszeiten. Aber manchmal lenken uns diese augenblicklichen Ablenkungen durch Benachrichtigungen, E-Mails und Anrufe von der wichtigsten Aufgabe ab: der menschlichen Verbindung.

 

Menschliche Verbindungen werden in unserem digitalen Zeitalter immer seltener, obwohl wir immer über das Internet verbunden sind. Ich möchte die Idee vorstellen, dass wir durch die angemessene Organisation und Ausgewogenheit unserer Aktivitäten produktiver und effizienter sind und auch präsenter und aufmerksamer für andere werden können.

Ich habe einige Möglichkeiten aufgelistet, wie Sie Ihre Produktivität den ganzen Tag über steigern können, z. B. das Priorisieren von Aufgaben, das Zuweisen einzelner Aufgaben und das Entfernen von Warnungen.

 

Beginnen Sie mit dem Sortieren von Aufgaben, die in die folgenden Kategorien sortiert werden können:

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Priorität einräumen:

Eine Möglichkeit, alles auf Ihrer To-Do-Liste zu erledigen und sich voll und ganz mit Kunden und Menschen zu beschäftigen, ist das Setzen von Prioritäten.

Dringend, aber nicht wichtig:

Heute fallen die meisten unserer Aufgaben in diese Kategorie. Alles hat eine Frist, aber oft sind es Kleinigkeiten, die erledigt werden müssen, die am Ende viel Zeit in Anspruch nehmen, aber wenig bewirken. Wenn möglich, können diese Aufgaben an ein Team delegiert werden, um eine schnelle Reaktion zu gewährleisten. Wenn nicht, beginnen Sie mit den ältesten Aufgaben und arbeiten sich zu den neuesten vor, um sicherzustellen, dass Ihnen nichts entgeht.

Dringend und wichtig:

Dies sind Ihre Elemente mit höchster Priorität, einschließlich zeitkritischer Elemente. Dies sind Ihre Entscheidungen auf hoher Ebene, die manchmal mehr Zeit in Anspruch nehmen. Es ist am besten, diese zuerst anzugehen und mit zeitnahen Updates zu reagieren.

Nicht wichtig oder dringend:

Dies sind offensichtlich die am wenigsten bevorzugten, aber oft erforderlichen Aufgaben, die wir täglich erledigen, um das Licht am Laufen zu halten. Es ist am besten, diese Aufgaben zu delegieren oder manchmal von Ihrer To-Do-Liste zu löschen (ja, löschen). Wenn die E-Mail oder der Anruf nichts mit Ihrer Position zu tun hat, lehnen Sie eine wichtigere Aufgabe höflich ab.

Wichtig, aber nicht dringend:

Dies sind mittlere Entscheidungen, die dazu beitragen, Entscheidungen auf höherer Ebene zu fördern. Diese Kategorie würde auch Projekte enthalten, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken. Der beste Weg, ein solches Projekt anzugehen, wäre, eine Reihe von Mini-Deadlines zu erstellen, damit es nicht dringend wird.

Indem Sie Ihre tägliche To-Do-Liste so kategorisieren, können Sie die wichtigsten und dringendsten Aufgaben erledigen, und die anderen Aufgaben werden auch erledigt. Durch das Festlegen von Prioritäten und das Delegieren von Aufgaben haben Sie das Beste aus beiden Welten, denn Sie bekommen die wichtigsten Dinge von Ihrer To-Do-Liste und alle anderen Aufgaben werden zeitnah erledigt. Diese Art der Produktivität führt zu höherer Kundenzufriedenheit, kürzeren Reaktionszeiten und zufriedeneren Mitarbeitern.

Singletasking vs. Multitasking

In unserem Leben haben wir viele ablenkende Dinge vor uns. Sie halten uns oft davon ab, eine Aufgabe vollständig zu erledigen, bevor wir eine andere beginnen müssen. Die Lösung ist eigentlich ganz einfach: Erledige eine Aufgabe nach der anderen. Dies ist schwieriger geworden, da wir mehrere Medien haben, die um unsere Aufmerksamkeit buhlen. Indem Sie einen Punkt nach dem anderen erledigen, können Sie Aufgaben gründlich erledigen, anstatt sie halbwegs zu erledigen, und Sie können im Laufe des Tages mehr Aufgaben abhaken.

Entfernen von Feeds, Warnungen und Eilmeldungen

Als ich meine Karriere begann, hatte ich alle Benachrichtigungen, Feeds und E-Mails, die sowohl auf meinem Telefon als auch auf meinem Computer eingingen. Es war so ablenkend, E-Mails nacheinander eintreffen zu sehen, während ich an einer Aufgabe arbeitete. Ich hatte Probleme, eine Sache zu beenden, bevor ich auf ein anderes dringendes Element klicken wollte. Aber als ich die Alarme einen nach dem anderen ausschaltete, konnte ich mich schneller als zuvor konzentrieren, eine Aufgabe erledigen und zu einer anderen Aufgabe übergehen. Sobald ich mit einer Sache fertig war, konnte ich mein Telefon oder meine E-Mail überprüfen, um sicherzustellen, dass ich nichts Wichtiges verpasste, und mit meinem Tag fortfahren. Ich hatte keine Angst, etwas zu verpassen, weil ich wusste, dass ich selbst dann, wenn ich die E-Mail ein paar Minuten zu spät lesen würde, vollständig und selbstbewusst antworten konnte, anstatt abgelenkt oder zu schnell zu sein. Ich konnte Aufgaben, Menschen und Aufträgen meine volle Aufmerksamkeit schenken.

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Indem Sie Ihr Telefon vor einem großen Meeting einfach stumm schalten oder eine E-Mail-Benachrichtigung bei Ihrer Telefonkonferenz entfernen, können Sie den Menschen um Sie herum die volle Aufmerksamkeit schenken, die sie verdienen. Auf die gleiche Weise können mehr Aufgaben ohne Ablenkung erledigt werden, was Ihnen ein hohes Maß an Effizienz und Produktivität bietet. Diese vollkommen abgestimmten Momente sind in der heutigen digitalen Welt wichtig und werden, obwohl sie manchmal vergessen werden, sehr geschätzt.

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